Prima di affrontare il tema della digitalizzazione e automazione della gestione PEC, è necessario comprendere l’importanza della Posta Elettronica Certificata. Secondo quanto pubblicato da AGID – Agenzia per l’Italia Digitale – “la PEC ha lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento”. La PEC permette quindi di gestire comunicazioni di valore legale (invio documenti ad Enti, gare d’appalto, buste paga, convocazione di consigli, giunte, assemblee). Fungono da mezzi per il trasporto di informazioni e documenti che rappresentano un patrimonio informativo dell’azienda. Se non gestite adeguatamente possono dare origine a perdite di informazioni, inefficienze, ritardi, che ricadono sul business d’impresa. Le aziende impiegano una grande quantità di tempo a basso valore nello smistare informazioni di una comunicazione PEC in modo corretto e nella maggior parte dei casi ne perdono traccia. Solitamente, la PEC necessita di un iter approvativo e tale operazione avviene con scambio di e-mail, determinando difficolta nel ricostruire quanto accaduto. Durante l’invio, è fondamentale sapere se il messaggio è stato inviato o ricevuto da tutti i destinatari ed eventualmente intraprendere azioni correttive. Perdite di informazioni, inefficienze, ritardi, che ricadono sul business d’impresa, determinando aggravi economici, danni legali e di immagine ad un’organizzazione. Questi sono alcuni degli effetti che si possono avere in un’organizzazione senza il presidio dei processi digitali o almeno di parti di essi. Dotarsi internamente di una piattaforma software per la gestione della Posta Elettronica Certificata significa riuscire a centralizzare in un unico ambiente tutte le comunicazioni aziendali indipendentemente dai gestori di appartenenza, monitorandone invii, ricezioni e smistamenti con un occhio di riguardo alla conservazione digitale a norma. Attraverso l’ausilio di Dashboard dedicata si può avere una visione di insieme dello smistamento di tutte le comunicazioni e del loro stato di lavorazione oltre che consultare lo storico delle lavorazioni. La lavorazione di una PEC può essere assegnata ad una persona, un ufficio, o un ruolo.
Quali vantaggi si possono ottenere utilizzando una piattaforma software per la gestione della PEC?
Scopriamoli insieme
- Riduzione degli errori umani;
- Automazione delle attività ripetitive a basso valore;
- Evitare la perdita di PEC importanti;
- Sicurezza dei dati e delle informazioni;
- Tracciamento delle lavorazioni;
- Monitoraggio e reporting delle attività;
- Notifiche e alert automatici.
Noi di Lizard, abbiamo implementato Maily PEC, una piattaforma all-in-one che permette alla tua organizzazione di gestire al meglio le PEC per valorizzare tempi e produttività!
