La videoconferenza è diventata un mezzo fondamentale per la comunicazione di molte organizzazioni, così importante da poter influire sulla buona riuscita dei meeting, sulla reputazione aziendale e sulla produttività.
Per questo motivo, gli investimenti in tecnologie innovative sono diventati strategici, soprattutto per chi vuole evitare situazioni negative come lo spreco di tempo causato da un audio scadente o da meeting interrotti.
Focalizziamoci sulla qualità dell’audio, un punto critico per coloro che partecipano da remoto. Oltre alle soluzioni tecnologiche, che permettono a tutti di essere ascoltati e di non perdersi i dettagli delle conversazioni, ci sono altre accortezze da non sottovalutare per garantire la buona riuscita delle riunioni virtuali o ibride: vediamole insieme.
L’acustica
Un aspetto essenziale per la buona riuscita della videoconferenza è rappresentato dalle caratteristiche acustiche della sala. A prescindere dalla scelta delle tecnologie da inserire, è fondamentale valutare i materiali presenti o da predisporre nella stanza.
Per evitare l’eco, vi sconsigliamo pareti riflettenti come quelle di vetro o di metallo. Inoltre, stanze con molte finestre tendono a far entrare rumori provenienti dall’esterno.
La moquette per il pavimento e i pannelli acustici (da posizionare sul soffitto e/o sulle pareti) sono ideali per la videoconferenza: riescono ad assorbire i suoni e a diminuire il riverbero.
Più spazio riuscite a ricoprire con materiale fonoassorbente, più la qualità dell’audio sarà migliore.
Il microfono
Solitamente i microfoni sono integrati nei pc portatili, ma possiamo trovarli anche nelle videocamere professionali. Tuttavia, si tratta di strumenti deboli che non sono in grado di cogliere tutti i suoni, specialmente se ci si trova in una sala riunioni.
L’ideale sarebbe dotarsi di un microfono per capo, ma quando questo risulta impossibile si può optare per un microfono stand alone da posizionare al centro del tavolo.
Gli speaker
Gli speaker permettono ai partecipanti di sentire l’oratore. Possiamo trovarne moltissimi tipi sul mercato: tanti sono già integrati nei monitor, altri, ideali per grandi spazi, sono dispositivi da collocare in vari punti della stanza.
Per quanto riguarda sale di media grandezza, è consigliato utilizzare uno speaker portatile da posizionare al centro del tavolo.
Qualora la videoconferenza fosse one to one, vanno benissimo delle cuffie professionali con i microfoni integrati.
Conclusione
L’allestimento di una sala per la videoconferenza deve essere frutto di uno studio approfondito dell’ambiente a disposizione. Inoltre, è fondamentale capire le esigenze effettive di chi utilizzerà la sala riunioni, poiché solo così sarà possibile garantire videoconferenze di qualità.
